NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD: Pública

1. OBJETIVO:
Garantizar la protección de los datos personales y de todos los datos sensibles de empleados, proveedores, clientes, accionistas y demás partes interesadas, según lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y por sus decretos reglamentarios.

2. ALCANCE:
Todas las bases de datos de la Empresa, que contengan datos personales susceptibles de tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN SENSIBLE:
Delta A Salud SAS BIC: (Nit: 800.214.959-9)
Dirección: Avenida Calle 116 No 18-77, piso 5, Bogotá D.C.
Teléfono: (601) 5886688.
Dirección electrónica: contactenos@deltaasalud.com

4. LINEAMIENTOS

4.1 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN SENSIBLE:

Delta A Salud recolectará, almacenará y usará los datos personales almacenados en bases e de datos de conformidad con las disposiciones de ley que sean aplicables, y de forma tal que se posibilite la adecuada ejecución del objeto social de la Empresa y el cumplimiento de sus deberes legales en materia laboral, comercial, tributaria y financiera. La información de empleados, proveedores, clientes y accionistas, actuales o pasados, se guarda con el único fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

4.2 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales con el responsable señalado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo cuando se exceptúe como requisito para el tratamiento, según lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el responsable, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar, ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581/12 y en las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e)Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que, en el tratamiento, el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

4.3 DEBERES DE DELTA A SALUD COMO ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Delta A Salud reconoce la titularidad que, sobre los datos personales, ostentan las personas, y, en consecuencia, acepta que ellas, de manera exclusiva, pueden decidir sobre los mismos. Por tanto, Delta A Salud utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, Delta A Salud tiene los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581/12, copia de la autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información en las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información atendiendo todas las novedades sobre los datos del titular, y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado según lo previsto en la Ley 1581/12.
i) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados en la Ley 1581/12.
k) Reportar cuando determinada información esté en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y hay riesgos en la administración de la información de los titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC al respecto.
o) Usar sólo datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, según lo previsto en la ley 1581/12.
p) Registrar en la base de datos, cuando fuere necesario, la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
q) Insertar en la base de datos, cuando fuere necesario, la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada, por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
s) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas con derecho a ello.
t) Usar los datos personales del titular sólo para los fines para los que esté facultada debidamente y respetando, en todo caso, las normas vigentes sobre protección de datos personales.

4.4 MANIFESTACIÓN SOBRE LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO:

La autorización a Delta A Salud para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
a) El titular, quien deberá acreditar su identidad, en forma suficiente, por los distintos medios que se le pongan a disposición.
b) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) El representante o apoderado del titular, previa acreditación de tales calidades
d) Otro a favor o para el cual el titular así lo hubiere estipulado.

4.5 MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:

Delta A Salud obtendrá la autorización por diferentes medios, entre ellos documentos físicos o electrónicos, mensajes de datos, internet y sitios Web o cualquiera otro que, en todo caso, permita el consentimiento mediante conductas inequívocas que lleven a concluir que, de no haberse surtido el mismo por parte del titular o de la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por Delta A Salud de manera previa al tratamiento de los datos personales.

4.6 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN:

Delta A Salud conservará la prueba de la autorización otorgada, para el tratamiento de los datos personales, por parte de los titulares de ellos, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance, y adoptará las acciones necesarias para conservar el registro sobre la forma y la fecha en la que la obtuvo. En consecuencia, Delta A Salud podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos estructurados directamente o por terceros contratados para tal fin.

4.7 GARANTÍA DEL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA:

Los titulares de los datos personales pueden, en cualquier momento, solicitar la actualización o rectificación de ellos; revocar la autorización otorgada a Delta A Salud para el tratamiento de sus datos personales, o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.Delta A Salud establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales. Para lo anterior, se tendrá en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con la finalidad autorizada, y, por tanto, Delta A Saludcesará cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra, de manera parcial en relación con cierto tipo de tratamiento, en cuyo caso será sobre éste que cesarán las actividades, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, Delta A Salud podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines sobre los cuales el titular no hubiera revocado el consentimiento. Para la radicación y atención de la solicitud es necesario que el titular suministre la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Tipo y número del documento de Identificación.
• Datos para contactarlo.
• Medios para recibir la respuesta a la solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información, etc.
• Firma.

Delta A Salud resolverá la reclamación en, máximo, quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de radicación. Si no es posible atender el reclamo dentro de dicho término, Delta A Salud informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que atenderá el reclamo, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Las solicitudes o reclamaciones deben dirigirse a: contactenos@deltaasalud.com

4.8 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD:

Delta A Salud adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros y para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.9 UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE DELTA A SALUD:

Delta A Salud podrá intercambiar información de personas con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras, autoridades judiciales, administrativas o fiscales, y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y con terceros participantes en procedimientos legales civiles, incluidos sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, cuando ello sea necesario o apropiado para:

a) Cumplir las leyes vigentes, incluidas las distintas a las de su país de residencia;
b) Atender procesos jurídicos; c) Responder las solicitudes de autoridades y de gobierno, del país o extranjeros;
d) Proteger las operaciones de cualquier tipo en las que estén vinculados el titular o Delta A Salud;
e) Proteger los derechos, la privacidad y la seguridad de los datos del titular o de terceros: y
f) Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a Delta A Salud.

5. VIGENCIA:
La presente política rige a partir del 15 de mayo del 2023. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos serán eliminados de las bases de datos de Delta A Salud.

Alberto León Torres
Representante Legal
Elaborado/editado y Revisado: Asesor Jurídico

“Este documento no puede ser copiado, reproducido, recopilado, cargado, publicado, transmitido, distribuido o utilizado sin autorización y consentimiento previo por parte de Delta A Salud SAS BIC.”

Vigencia formato: 03/04/2023 – Versión: 03